كيف تدير اجتماعًا احترافيًا

فكر في الاجتماع الأخير الذي عقدته. هل كانت منتجة? هل شعرت بأنك جزء حيوي من الإجراءات? هل أخذت شيئًا ذا قيمة أو قابلاً للتنفيذ بعد انتهائه? سأراهن أنك أجبت بـ "لا" على واحد على الأقل من هذه الأسئلة.

لقد اكتسبت الاجتماعات سمعة سيئة لأن الكثير منها مضيعة للوقت. مسح 500 عمال المكاتب من خلال officebroker.com وجدت أن الموظفين في المملكة المتحدة ينفقون حولها 16 ساعات في الأسبوع في الاجتماعات, و 25 في المئة من ذلك الوقت (حول 4 ساعات) يضيع. فكيف يمكننا تغيير ذلك?

فيما يلي قائمة بما يجب عليك فعله وما لا يجب أن تضعه في الاعتبار عندما تخطط لاجتماعك القادم حتى تتمكن من الحصول على, جلسة فعالة.

العمل التحضيري

أي اجتماع يستحق الحاجة يحتاج إلى عمل تحضيري: عليك أن تجلس وتتخيل بالضبط ما تريد أن تكسب منه. الاجتماع الذي يتم جمعه معًا على عجل لن يكون مثمرًا بقدر ما يمكن أن يكون.

يفعل جعل جدول أعمال الاجتماع: اكتب سبب عقد الاجتماع, الذي يحتاج إلى المشاركة, وماذا تريد تحقيقه من الدورة. أنشئ قالب جدول أعمال لتوفير وقت التخطيط للاجتماعات المنتظمة.

لا تفعل التسرع خلال هذه العملية. إذا انتهى بك الأمر إلى تنظيم اجتماع مهمل بأهداف غامضة وحضور لا يحتاجون حقًا أن يكونوا حاضرين, أنت تعيق الإنتاجية.

توقيت

هذا هو أحد أهم جوانب أي اجتماع. وقت العمل هو بالفعل سلعة ثمينة, لذلك يجب أن تجعل اجتماعاتك موجزة حتى يتمكن الجميع من العودة إلى مهامهم الفعلية في متناول اليد.

يفعل تعيين ضابط الوقت, خاصة بالنسبة لاجتماع طويل أو معقد بشكل خاص. سيساعد هذا في الحفاظ على المجموعة دافعة ومركزة, خاصة خلال اجتماعات بعد ظهر يوم الجمعة والتي غالبًا ما تتحول إلى تفكير جماعي حول ما يجب القيام به في عطلة نهاية الأسبوع القادمة.

لا تفعل تشغيل الوقت الإضافي. حتى لو لم تتحقق أهدافك المحددة, قم بإنهائها في الوقت المحدد وأعد تقييمها. تعرف على الأماكن التي ضلت فيها الأشياء حتى تتمكن من الاستعداد بشكل أفضل لخطتك التالية.

اجتماع افتراضي

أصبح مكان العمل الحديث يعتمد على الاتصال الافتراضي, والمزيد من الشركات تدرك الراحة التي توفرها تكنولوجيا عقد المؤتمرات عبر الفيديو. تساعد كاميرات الويب وإمكانيات مشاركة الشاشة في جعل هذه الاجتماعات أكثر سهولة وإنتاجية.

يفعل استخدم كتم الصوت بحكمة, خاصة في مكالمة جماعية بدون فيديو. في حين أن ضجيج أعمال البناء القريبة أو ثرثرة محادثات الموظفين الآخرين ليس شيئًا يريد أي شخص آخر في المكالمة سماعه, يمكن أن يؤدي الإفراط في استخدام زر كتم الصوت إلى إبعاد تركيزك عن الاجتماع. في لقاء وجهاً لوجه, لن تستمر في المحادثات الجانبية, التنقل في الغرفة أو القيام بمهام متعددة. يمكن أن يؤدي استخدام زر كتم الصوت إلى تشتيت الانتباه ومنع النشاط, لقاء مثمر من الحدوث.

لا تفعل اترك أي شخص بالخارج. تأكد من أن كل شخص في المكالمة له دور نشط في المناقشة (يجب أن يتم تحديد ذلك في جدول أعمال اجتماعك). سيساعد هذا على ربط المشاركين وخلق جو جماعي, وهو أمر مهم بشكل خاص في الاجتماع الافتراضي. أنت لا تريد أن يجلس أي شخص في صمت ويشعر بالإهمال.

بعد ذلك

لا يقل العمل الختامي أهمية عن العمل التحضيري عندما يتعلق الأمر بتنفيذ اجتماع مثمر.

يفعل إنشاء متابعة للاجتماع. قم بتضمين ملخص موجز لما تمت مناقشته, ما تم انجازه, وماذا يجب أن يحدث في المرحلة التالية.

لا تفعل ننسى أن تدرج النقاط القابلة للتنفيذ. عيّن المهام للأفراد وحدد تاريخ استحقاق لضمان أن الاجتماع لم يكن مضيعة للوقت.

على الرغم من أن تنظيم اجتماع ناجح قد يبدو يتطلب الكثير من العمل, إذا بذلت الجهد, سيكون من يستحق ذلك. اتبع هذه الخطوات البسيطة ولن تضطر إلى تحريك عينيك في كل مرة يتم فيها إرسال اتصال دعوة اجتماع إلى بريدك الوارد.

هناك احتمال كبير بأنك ستحقق أرباحًا مهما كان استثمارك صغيرًا في اليوم التالي بافل دانيليوك من عند بيكسلز