Vzpomeňte si na vaši poslední schůzku. Bylo to produktivní? Cítili jste se jako zásadní součást řízení?? Odnesli jste si po skončení něco cenného nebo použitelného?? Vsadil bych se, že jste alespoň na jednu z těchto otázek odpověděli „ne“..
Schůzky si vysloužily špatný rap, protože mnohé z nich jsou ztrátou času. Průzkum 500 kancelářští pracovníci od officebroker.com zjistili, že zaměstnanci Spojeného království utrácejí kolem 16 hodin týdně na schůzkách, a 25 procenta té doby (o 4 hodin) je zbytečný. Jak to tedy můžeme změnit?
Zde je seznam toho, co dělat a co ne, na co nezapomenout, když plánujete příští schůzku, abyste ji mohli naplnit, efektivní relace.
Přípravné práce
Každá schůzka, která stojí za to, vyžaduje přípravnou práci: musíte si sednout a přesně si představit, co z toho chcete získat. Schůzka, která je narychlo uspořádána, nebude ani z poloviny tak produktivní, jak by mohla být.
Dělat sestavit program jednání: napište, proč pořádáte schůzku, kdo se potřebuje zapojit, a čeho chcete během sezení dosáhnout. Vytvořte šablonu agendy, abyste ušetřili čas plánování pravidelných schůzek.
ne spěchat tímto procesem. Pokud nakonec vytvoříte nedbalou schůzku s nejasnými cíli a účastníky, kteří tam ve skutečnosti nemusí být, brzdíte produktivitu.
Načasování
To je jeden z nejdůležitějších aspektů každé schůzky. Pracovní doba je již drahocennou komoditou, takže schůzky musíte udržovat stručné, aby se každý mohl vrátit ke svým skutečným úkolům.
Dělat určit časoměřiče, zejména na dlouhé nebo zvlášť komplikované jednání. To pomůže udržet skupinu řízenou a soustředěnou, zvláště při těch pátečních odpoledních schůzkách, které se často mění v kolektivní přemítání o tom, co dělat o nadcházejícím víkendu.
ne běhat přesčas. A to i v případě, že vašich vytyčených cílů nebylo dosaženo, ukončete je včas a přehodnoťte. Zjistěte, kde se věci ztratily, abyste se mohli lépe připravit na další.
Virtuální setkání
Moderní pracoviště se stalo závislým na virtuální komunikaci, a stále více společností si uvědomuje pohodlí videokonferenční technologie. Webové kamery a možnosti sdílení obrazovky pomáhají učinit tyto schůzky dostupnějšími a produktivnějšími.
Dělat používejte ztlumení moudře, zejména při konferenčním hovoru bez videa. Zatímco hluk okolních stavebních prací nebo štěbetání rozhovorů ostatních zaměstnanců není něco, co by všichni ostatní účastníci hovoru chtěli slyšet, přílišné používání tlačítka ztlumení může odvést vaši pozornost od schůzky. Při osobním setkání, nikdy byste nevedli vedlejší konverzace, pohyb po místnosti nebo multitasking. Použití tlačítka ztlumení může vést k rozptýlení a zabránit živému, produktivní setkání z děje.
ne vynechat kohokoli. Ujistěte se, že každý účastník hovoru má v diskusi aktivní roli (to by mělo být uvedeno v programu vaší schůze). To pomůže propojit účastníky a vytvořit týmovou atmosféru, což je zvláště důležité při virtuální schůzce. Nechcete, aby někdo seděl tiše a cítil se opuštěný.
Poté
Závěrečná práce je stejně důležitá jako přípravná práce, pokud jde o provedení produktivní schůzky.
Dělat vytvořit pokračování schůzky. Uveďte stručné shrnutí toho, o čem se diskutovalo, čeho bylo dosaženo, a co se musí stát v příštím.
ne zapomeňte zahrnout použitelné body. Přidělujte úkoly jednotlivcům a stanovte termín, abyste zajistili, že schůzka nebude ztrátou času.
I když dát dohromady úspěšnou schůzku by se mohlo zdát jako hodně práce, pokud se budete snažit, bude to stát za to. Postupujte podle těchto jednoduchých kroků a nebudete muset převracet oči pokaždé, když vám do doručené pošty zazvoní pozvánka na schůzku.
fotka od Pavel Daniljuk z Pexels