Tænk på det sidste møde, du havde. Var det produktivt? Følte du dig som en vital del af sagen? Tog du noget værdifuldt eller handlingsværdigt væk, efter det var overstået? Jeg vil være villig til at vædde på, at du svarede 'nej' på mindst et af disse spørgsmål.
Møder har tjent en dårlig rap, fordi mange af dem er spild af tid. En undersøgelse af 500 kontormedarbejdere af officebroker.com fandt ud af, at britiske ansatte bruger omkring 16 timer om ugen i møder, og 25 procent af den tid (om 4 timer) er spildt. Så hvordan kan vi ændre det?
Her er en liste over do's and don'ts, du skal huske på, når du planlægger dit næste møde, så du kan få en tilfredsstillende, effektiv session.
Forberedende arbejde
Ethvert møde, der er værd at have, kræver forberedelse: du skal sætte dig ned og visualisere præcis, hvad du vil have ud af det. Et møde, der hastigt er smidt sammen, vil ikke være halvt så produktivt, som det kunne være.
Gør lave en mødedagsorden: skriv ned, hvorfor du holder mødet, der skal involveres, og hvad du ønsker at opnå fra sessionen. Opret en dagsordenskabelon for at spare tid til planlægning af regelmæssige møder.
Lad være skynde sig gennem denne proces. Hvis du ender med at sammensætte et sjusket møde med vage mål og deltagere, der egentlig ikke behøver at være der, du hæmmer produktiviteten.
Timing
Dette er et af de vigtigste aspekter af ethvert møde. Arbejdstid er allerede en værdifuld vare, så du skal holde dine møder kortfattede, så alle kan komme tilbage til deres faktiske opgaver.
Gør udpege en tidtager, især til et langt eller særligt kompliceret møde. Dette vil hjælpe med at holde gruppen drevet og fokuseret, især under de fredag eftermiddagsmøder, der ofte bliver til en kollektiv fundering om, hvad man skal lave i den kommende weekend.
Lad være køre overarbejde. Også selvom dine opsatte mål ikke er nået, afslutte dem til tiden og revurdere. Lær, hvor tingene kom på afveje, så du bedre kan forberede dig til din næste.
Virtuelt møde
Den moderne arbejdsplads er blevet afhængig af virtuel kommunikation, og flere virksomheder indser bekvemmeligheden ved videokonferenceteknologi. Webcams og skærmdelingsfunktioner hjælper med at gøre disse møder mere tilgængelige og produktive.
Gør brug mute med omtanke, især på et konferenceopkald uden video. Mens grinet af nærliggende byggearbejde eller snakken fra andre medarbejderes samtaler ikke er noget, alle andre på opkaldet ønsker at høre, overbrug af mute-knappen kan fjerne dit fokus fra mødet. I et møde ansigt til ansigt, du ville aldrig føre sidesamtaler, bevæge dig rundt i rummet eller multitaske. Brug af mute-knappen kan føre til distraktioner og forhindre en livlig, produktivt møde fra at ske.
Lad være udelad nogen. Sørg for, at alle personer i opkaldet har en aktiv rolle i diskussionen (dette bør fremgå af din mødedagsorden). Dette vil hjælpe med at forbinde deltagerne og skabe en teamatmosfære, hvilket er særligt vigtigt i et virtuelt møde. Du ønsker ikke, at nogen skal sidde stille og føle sig udenfor.
Bagefter
Afslutningsarbejde er lige så vigtigt som forberedelsesarbejde, når det kommer til at gennemføre et produktivt møde.
Gør lave en opfølgning på mødet. Medtag en kort opsummering af det, der blev diskuteret, hvad der blev opnået, og hvad der skal ske ved den næste.
Lad være glem at inkludere handlingspunkter. Tildel opgaver til enkeltpersoner og sæt en forfaldsdato for at sikre, at mødet ikke var spild af tid.
Selvom det kan virke som meget arbejde at sammensætte et vellykket møde, hvis man gør sig umage, det vil være det værd. Følg disse enkle trin, og du behøver ikke rulle med øjnene, hver gang en mødeinvitation ringer ind i din indbakke.
der er ingen garantier, når det kommer til at forudsige den nøjagtige pris i den næste Pavel Danilyuk fra Pexels