Denken Sie an das letzte Treffen, das Sie hatten. War es produktiv? Haben Sie sich als wichtiger Teil des Verfahrens gefühlt?? Haben Sie etwas Wertvolles oder Verwertbares mitgenommen, nachdem es vorbei war?? Ich würde wetten, dass Sie mindestens eine dieser Fragen mit „Nein“ beantwortet haben.
Meetings haben einen schlechten Ruf, weil viele von ihnen Zeitverschwendung sind. Eine Umfrage unter 500 Büroangestellte von officebroker.com fanden heraus, dass britische Mitarbeiter ungefähr ausgeben 16 Stunden pro Woche in Meetings, und 25 Prozent dieser Zeit (etwa 4 Std) ist verschwendet. Wie können wir das also ändern??
Hier ist eine Liste von Geboten und Verboten, die Sie bei der Planung Ihres nächsten Meetings beachten sollten, damit Sie ein erfüllendes Erlebnis haben, effiziente Sitzung.
Vorarbeit
Jedes Meeting, das sich lohnt, braucht Vorbereitung: Sie müssen sich hinsetzen und sich genau vorstellen, was Sie davon profitieren möchten. Ein hastig zusammengewürfeltes Meeting wird nicht halb so produktiv sein, wie es sein könnte.
Machen eine Besprechungsagenda erstellen: Schreiben Sie auf, warum Sie das Meeting abhalten, wer sich einbringen muss, und was Sie mit der Sitzung erreichen möchten. Erstellen Sie eine Agendavorlage, um Zeit bei der Planung regelmäßiger Meetings zu sparen.
Nicht eilen Sie durch diesen Prozess. Wenn Sie am Ende ein schlampiges Meeting mit vagen Zielen und Teilnehmern zusammenstellen, die nicht wirklich anwesend sein müssen, Sie behindern die Produktivität.
Zeitliche Koordinierung
Dies ist einer der wichtigsten Aspekte eines jeden Meetings. Arbeitszeit ist bereits ein kostbares Gut, Daher müssen Sie Ihre Besprechungen kurz halten, damit sich alle wieder ihren eigentlichen Aufgaben widmen können.
Machen einen Zeitnehmer ernennen, insbesondere für ein langes oder besonders kompliziertes Meeting. Dies wird dazu beitragen, dass die Gruppe motiviert und fokussiert bleibt, besonders während der Treffen am Freitagnachmittag, die oft zu einem kollektiven Nachdenken darüber werden, was für das kommende Wochenende zu tun ist.
Nicht Überstunden machen. Auch wenn Ihre gesetzten Ziele nicht erreicht wurden, Beenden Sie sie rechtzeitig und bewerten Sie sie neu. Erfahren Sie, wo etwas schief gelaufen ist, damit Sie sich besser auf Ihr nächstes vorbereiten können.
Virtuelles Treffen
Der moderne Arbeitsplatz ist mittlerweile auf virtuelle Kommunikation angewiesen, und immer mehr Unternehmen erkennen den Komfort der Videokonferenztechnologie. Webcams und Screen-Sharing-Funktionen tragen dazu bei, diese Meetings zugänglicher und produktiver zu machen.
Machen Verwenden Sie die Stummschaltung mit Bedacht, insbesondere bei einer Telefonkonferenz ohne Video. Während die Hektik der Bauarbeiten in der Nähe oder das Geplapper der Gespräche anderer Mitarbeiter nicht etwas sind, das alle anderen Gesprächspartner hören möchten, Eine übermäßige Verwendung der Stummschalttaste kann Ihre Konzentration von der Besprechung ablenken. In einem persönlichen Gespräch, Sie würden niemals Nebengespräche führen, Bewegen Sie sich im Raum oder Multitasking. Die Verwendung der Stummschalttaste kann zu Ablenkungen führen und ein lebendiges Arbeiten verhindern, produktives Treffen verhindert.
Nicht jemanden auslassen. Stellen Sie sicher, dass jede Person im Gespräch eine aktive Rolle in der Diskussion spielt (Dies sollte in Ihrer Meeting-Agenda aufgeführt werden). Dies wird dazu beitragen, die Teilnehmer zu verbinden und eine Teamatmosphäre zu schaffen, was bei einem virtuellen Meeting besonders wichtig ist. Sie möchten nicht, dass jemand still dasitzt und sich ausgeschlossen fühlt.
Nachher
Die Nachbereitung ist genauso wichtig wie die Vorbereitung, wenn es darum geht, ein produktives Meeting durchzuführen.
Machen eine Nachbereitung des Meetings erstellen. Fügen Sie eine kurze Zusammenfassung dessen bei, was besprochen wurde, was erreicht wurde, und was beim nächsten passieren muss.
Nicht Vergessen Sie umsetzbare Punkte. Weisen Sie Einzelpersonen Aufgaben zu und legen Sie ein Fälligkeitsdatum fest, um sicherzustellen, dass das Meeting keine Zeitverschwendung ist.
Obwohl die Zusammenstellung eines erfolgreichen Meetings wie eine Menge Arbeit erscheinen mag, wenn du dir Mühe gibst, es wird es wert sein. Befolgen Sie diese einfachen Schritte und Sie müssen nicht jedes Mal mit den Augen rollen, wenn eine Besprechungseinladung in Ihrem Posteingang eingeht.
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