Piensa en la última reunión que tuviste. ¿Fue productivo?? ¿Se sintió como una parte vital de los procedimientos?? ¿Se llevó algo valioso o procesable después de que terminó?? Estaría dispuesto a apostar que respondió "no" a al menos una de esas preguntas.
Las reuniones se han ganado una mala reputación porque muchas de ellas son una pérdida de tiempo.. una encuesta de 500 oficinistas por officebroker.com encontró que los empleados del Reino Unido gastan alrededor 16 horas a la semana en reuniones, y 25 por ciento de ese tiempo (acerca de 4 horas) se desperdicia. Entonces, ¿cómo podemos cambiar eso??
Aquí hay una lista de lo que debe y no debe tener en cuenta cuando planifique su próxima reunión para que pueda tener una experiencia satisfactoria., sesión eficiente.
trabajo de preparación
Cualquier reunión que valga la pena necesita trabajo de preparación: necesita sentarse y visualizar exactamente lo que quiere obtener de él. Una reunión organizada apresuradamente no será ni la mitad de productiva de lo que podría ser.
Hacer hacer una agenda de reuniones: escriba por qué está celebrando la reunión, quien necesita involucrarse, y lo que quiere lograr de la sesión. Cree una plantilla de agenda para ahorrar tiempo en la planificación de reuniones periódicas.
no apurate en este proceso. Si termina organizando una reunión descuidada con objetivos vagos y asistentes que realmente no necesitan estar allí, estás obstaculizando la productividad.
Momento
Este es uno de los aspectos más importantes de cualquier reunión.. El tiempo de trabajo ya es un bien preciado, por lo que debe mantener sus reuniones concisas para que todos puedan volver a sus tareas actuales.
Hacer designar un cronometrador, especialmente para una reunión larga o particularmente complicada. Esto ayudará a mantener al grupo motivado y enfocado., especialmente durante esas reuniones de los viernes por la tarde que a menudo se convierten en una reflexión colectiva sobre qué hacer para el próximo fin de semana.
no correr horas extras. Incluso si sus objetivos establecidos no se han logrado, acabar con ellos a tiempo y volver a evaluar. Aprenda dónde se extraviaron las cosas para que pueda prepararse mejor para el próximo.
reunión virtual
El lugar de trabajo moderno ha llegado a depender de la comunicación virtual, y más empresas se están dando cuenta de la conveniencia de la tecnología de videoconferencia. Las cámaras web y las capacidades para compartir pantalla ayudan a que estas reuniones sean más accesibles y productivas.
Hacer usa el silencio sabiamente, especialmente en una llamada de conferencia sin video. Si bien el trabajo de construcción cercano o el parloteo de las conversaciones de otros empleados no es algo que todos los demás en la llamada quieran escuchar, el uso excesivo del botón de silencio puede desviar su atención de la reunión. En una reunión cara a cara, nunca mantendrías conversaciones paralelas, moverse por la habitación o realizar múltiples tareas. El uso del botón de silencio puede provocar distracciones y evitar una conversación animada., reunión productiva de suceder.
no dejar a alguien fuera. Asegúrese de que cada persona en la llamada tenga un papel activo en la discusión (esto debe estar detallado en la agenda de su reunión). Esto ayudará a conectar a los participantes y crear una atmósfera de equipo., lo cual es especialmente importante en una reunión virtual. No quieres que nadie se siente en silencio y se sienta excluido..
Después
El trabajo de recapitulación es tan importante como el trabajo de preparación cuando se trata de llevar a cabo una reunión productiva..
Hacer crear un seguimiento de la reunión. Incluya un breve resumen de lo que se discutió, lo que se logró, y lo que tiene que pasar en el próximo.
no olvide incluir puntos procesables. Asigne tareas a individuos y establezca una fecha de vencimiento para asegurarse de que la reunión no sea una pérdida de tiempo..
Aunque organizar una reunión exitosa puede parecer mucho trabajo, si te esfuerzas, valdrá la pena. Siga estos sencillos pasos y no tendrá que poner los ojos en blanco cada vez que una invitación a una reunión llegue a su bandeja de entrada..
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