Mõelge viimasele kohtumisele, mis teil oli. Kas see oli produktiivne? Kas tundsite end menetluse olulise osana?? Kas võtsite pärast selle lõppemist ära midagi väärtuslikku või kasulikku?? Oleksin valmis kihla vedama, et vastasite vähemalt ühele neist küsimustest ei.
Kohtumised on pälvinud halva räpi, sest paljud neist on ajaraisk. Küsitlus 500 kontoritöötajad saidilt officebroker.com leidis, et Ühendkuningriigi töötajad kulutavad umbes 16 tundi nädalas koosolekutel, ja 25 protsenti sellest ajast (umbes 4 tundi) on raisatud. Niisiis, kuidas me saame seda muuta?
Siin on nimekiri asjadest, mida tuleb ja mida ei tohi järgmise kohtumise planeerimisel meeles pidada, et saaksite rahuloleva, tõhus seanss.
Ettevalmistustööd
Iga kohtumine, mida tasub pidada, vajab ettevalmistustööd: peate maha istuma ja ette kujutama, mida täpselt soovite sellest saada. Kiiruga kokku pandud koosolek ei ole pooltki nii produktiivne, kui võiks.
Tee koosoleku päevakorda koostama: kirjutage üles, miks te koosolekut korraldate, kes peab kaasa lööma, ja mida soovite seansiga saavutada. Looge päevakava mall, et säästa aega tavapäraste koosolekute jaoks.
Ära tee kiirustage see protsess läbi. Kui lõpuks korraldate lohaka koosoleku, millel on ebamäärased eesmärgid ja osalejad, kes tegelikult ei pea kohal olema, takistate tootlikkust.
Ajastus
See on iga koosoleku üks olulisemaid aspekte. Tööaeg on juba kallis kaup, nii et peate oma koosolekud pidama lühidalt, et kõik saaksid naasta oma tegelike ülesannete juurde.
Tee määrata ajamõõtja, eriti pika või eriti keerulise koosoleku puhul. See aitab hoida rühmal indu ja keskendumist, eriti nendel reede pärastlõunastel koosolekutel, mis sageli muutuvad ühiseks mõtiskluseks selle üle, mida eelseisval nädalavahetusel ette võtta.
Ära tee ületunde joosta. Isegi kui teie seatud eesmärke pole saavutatud, lõpetage need õigel ajal ja hinnake uuesti. Uurige, kus asjad valesti läksid, et saaksite järgmiseks paremini valmistuda.
Virtuaalne kohtumine
Kaasaegne töökoht on hakanud sõltuma virtuaalsest suhtlusest, ja rohkem ettevõtteid mõistavad videokonverentsitehnoloogia mugavust. Veebikaamerad ja ekraani jagamise võimalused aitavad muuta need koosolekud juurdepääsetavamaks ja produktiivsemaks.
Tee kasuta vaigistust targalt, eriti konverentskõne ajal ilma videota. Kuigi lähedalasuvate ehitustööde jahvatamine või teiste töötajate jutuajamine ei ole midagi, mida kõik teised kõnesolijad kuulda ei taha, vaigistusnupu liigne kasutamine võib teie fookuse koosolekult eemale viia. Silmast silma kohtumisel, sa ei jätkaks kunagi kõrvalvestlusi, liikuda ruumis või teha mitut toimingut. Vaigistusnupu kasutamine võib segada ja takistada elavat, produktiivne kohtumine.
Ära tee jäta keegi välja. Veenduge, et igal kõnes osalejal oleks arutelus aktiivne roll (see tuleks teie koosoleku päevakavas välja tuua). See aitab osalejaid ühendada ja luua meeskonna õhkkonna, mis on eriti oluline virtuaalsel koosolekul. Te ei taha, et keegi istuks vaikselt ja tunneks end kõrvalejäetuna.
Pärast
Lõpptöö on tulemusliku koosoleku läbiviimisel sama oluline kui ettevalmistustöö.
Tee luua koosolekule järg. Lisage lühike kokkuvõte sellest, mida arutati, mis saavutati, ja mis järgmisel korral juhtuma peab.
Ära tee unustage lisada toimivad punktid. Määrake üksikisikutele ülesanded ja määrake tähtaeg, et kohtumine ei oleks ajaraisk.
Kuigi eduka kohtumise kokkupanek võib tunduda suure tööna, kui näed vaeva, see on seda väärt. Järgige neid lihtsaid samme ja te ei pea silmi pööritama iga kord, kui teie postkasti saadetakse koosolekukutse.
pildi autor Pavel Danilyuk pärit Pexels