Pensez à la dernière réunion que vous avez eue. Était-ce productif? Vous sentiez-vous comme un élément essentiel de la procédure? Avez-vous emporté quelque chose de précieux ou d'action après que ce soit terminé? Je serais prêt à parier que vous avez répondu "non" à au moins une de ces questions.
Les réunions ont valu une mauvaise réputation car beaucoup d'entre elles sont une perte de temps. Une enquête de 500 employés de bureau par officebroker.com constaté que les employés britanniques dépensent environ 16 heures par semaine en réunion, et 25 pour cent de ce temps (sur 4 les heures) est gâché. Alors, comment pouvons-nous changer cela?
Voici une liste de choses à faire et à ne pas faire à l'esprit lorsque vous planifiez votre prochaine réunion afin que vous puissiez avoir une expérience épanouissante., séance efficace.
Travail de préparation
Toute réunion qui en vaut la peine nécessite un travail de préparation: vous devez vous asseoir et visualiser exactement ce que vous voulez en tirer. Une réunion organisée à la hâte ne sera pas à moitié aussi productive qu'elle pourrait l'être.
Faire faire un ordre du jour de réunion: écrivez pourquoi vous tenez la réunion, qui doit s'impliquer, et ce que vous voulez obtenir de la session. Créez un modèle d'ordre du jour pour gagner du temps lors de la planification de réunions régulières.
Ne pas se précipiter à travers ce processus. Si vous finissez par organiser une réunion bâclée avec des objectifs vagues et des participants qui n'ont pas vraiment besoin d'être là, vous entravez la productivité.
Horaire
C'est l'un des aspects les plus importants de toute réunion. Le temps de travail est déjà une denrée précieuse, vous devez donc garder vos réunions concises afin que chacun puisse revenir à ses tâches réelles à accomplir.
Faire désigner un chronométreur, surtout pour une réunion longue ou particulièrement compliquée. Cela aidera à garder le groupe motivé et concentré, surtout lors de ces réunions du vendredi après-midi qui se transforment souvent en une réflexion collective sur ce qu'il faut faire pour le week-end à venir.
Ne pas faire des heures supplémentaires. Même si vos objectifs fixés n'ont pas été atteints, terminez-les à temps et réévaluez. Apprenez où les choses se sont égarées afin de mieux vous préparer pour la prochaine.
Réunion virtuelle
Le lieu de travail moderne en est venu à dépendre de la communication virtuelle, et de plus en plus d'entreprises réalisent la commodité de la technologie de vidéoconférence. Les webcams et les capacités de partage d'écran contribuent à rendre ces réunions plus accessibles et plus productives.
Faire utiliser la sourdine à bon escient, surtout lors d'une conférence téléphonique sans vidéo. Bien que le brouhaha des travaux de construction à proximité ou le bavardage des conversations des autres employés ne soit pas quelque chose que tout le monde sur l'appel veut entendre, l'utilisation excessive du bouton de sourdine peut détourner votre attention de la réunion. Lors d'une rencontre en tête-à-tête, tu n'aurais jamais eu de conversations annexes, se déplacer dans la pièce ou effectuer plusieurs tâches. L'utilisation du bouton de sourdine peut entraîner des distractions et empêcher une conversation animée., réunion productive de se produire.
Ne pas laisser personne de côté. Assurez-vous que chaque personne participant à l'appel joue un rôle actif dans la discussion (cela devrait être indiqué dans l'ordre du jour de votre réunion). Cela aidera à connecter les participants et à créer une atmosphère d'équipe, ce qui est particulièrement important dans une réunion virtuelle. Vous ne voulez pas que quiconque reste assis en silence et se sente exclu.
Après
Le travail de synthèse est tout aussi important que le travail de préparation lorsqu'il s'agit d'exécuter une réunion productive.
Faire créer une suite à la réunion. Inclure un bref résumé de ce qui a été discuté, ce qui a été réalisé, et ce qui doit se passer au prochain.
Ne pas oublier d'inclure des points exploitables. Attribuez des tâches aux individus et fixez une date d'échéance afin de vous assurer que la réunion ne soit pas une perte de temps.
Bien que l'organisation d'une réunion réussie puisse sembler beaucoup de travail, si tu fais des efforts, Ca vaudra le coup. Suivez ces étapes simples et vous n'aurez pas à rouler des yeux chaque fois qu'une invitation à une réunion envoie un ping dans votre boîte de réception..
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