כיצד לנהל פגישה מקצועית

תחשוב על הפגישה האחרונה שהייתה לך. האם זה היה פרודוקטיבי? האם הרגשת שאתה חלק חיוני בהליך? האם לקחתם משהו בעל ערך או פעולה לאחר שזה נגמר? הייתי מוכן להתערב שענית 'לא' לפחות לאחת מהשאלות הללו.

פגישות זכו לראפ גרוע כי רבים מהם הם בזבוז זמן. סקר של 500 עובדי משרד מאת officebroker.com גילה שעובדי בריטניה מבלים בסביבה 16 שעות שבועיות בישיבות, ו 25 אחוז מהזמן הזה (על אודות 4 שעה (ות) מבוזבז. אז איך אנחנו יכולים לשנות את זה?

להלן רשימה של עשה ואל תעשה שכדאי לזכור כשאתה מתכנן את הפגישה הבאה שלך כדי שתהיה לך הגשמה, הפעלה יעילה.

עבודת הכנה

כל פגישה שכדאי לקבל מצריכה עבודת הכנה: אתה צריך לשבת ולדמיין בדיוק מה אתה רוצה להרוויח מזה. מפגש שנזרק בחיפזון לא יהיה חצי פרודוקטיבי כפי שהוא יכול להיות.

לַעֲשׂוֹת להכין סדר יום לפגישה: רשום מדוע אתה מקיים את הפגישה, מי צריך להתערב, ומה אתה רוצה להשיג מהמפגש. צור תבנית סדר יום כדי לחסוך זמן תכנון לפגישות רגילות.

אל תעשה למהר בתהליך הזה. אם בסופו של דבר תרכיב פגישה מרושלת עם מטרות מעורפלות ומשתתפים שלא באמת צריכים להיות שם, אתה מעכב את הפרודוקטיביות.

תִזמוּן

זהו אחד ההיבטים החשובים ביותר בכל פגישה. זמן עבודה הוא כבר מצרך יקר, אז אתה חייב לשמור על הפגישות שלך תמציתיות כדי שכולם יוכלו לחזור למשימות בפועל.

לַעֲשׂוֹת להגדיר שומר זמן, במיוחד לפגישה ארוכה או מסובכת במיוחד. זה יעזור לשמור על הקבוצה מונעת וממוקדת, במיוחד במהלך פגישות שישי אחר הצהריים ההופכות לעתים קרובות להרהורים קולקטיביים לגבי מה לעשות בסוף השבוע הקרוב.

אל תעשה לרוץ שעות נוספות. גם אם היעדים שהגדרתם לא הושגו, לסיים אותם בזמן ולהעריך מחדש. למד לאן דברים השתבשו כדי שתוכל להתכונן טוב יותר לקראת הבא שלך.

פגישה וירטואלית

מקום העבודה המודרני הפך להיות תלוי בתקשורת וירטואלית, ועוד חברות מבינות את הנוחות של טכנולוגיית ועידת וידאו. מצלמות אינטרנט ויכולות שיתוף מסך עוזרות להפוך את הפגישות הללו לנגישות ופרודוקטיביות יותר.

לַעֲשׂוֹת השתמש בהשתק בחוכמה, במיוחד בשיחת ועידה ללא וידאו. אמנם הטחון של עבודות הבנייה הסמוכות או הפטפוטים של שיחות של עובדים אחרים זה לא משהו שכולם בשיחה רוצים לשמוע, שימוש יתר בלחצן ההשתקה יכול להסיר את המיקוד שלך מהפגישה. בפגישה פנים אל פנים, לעולם לא תמשיך בשיחות צד, לנוע בחדר או ריבוי משימות. שימוש בכפתור ההשתקה יכול להוביל להסחות דעת ולמנוע חיים, פגישה פרודוקטיבית מהתרחשות.

אל תעשה להשאיר מישהו בחוץ. ודאו שלכל אדם בשיחה יש תפקיד פעיל בדיון (זה צריך להיות מתואר בסדר היום של הפגישה שלך). זה יעזור לחבר את המשתתפים וליצור אווירה צוותית, מה שחשוב במיוחד בפגישה וירטואלית. אתה לא רוצה שאף אחד ישב בשקט וירגיש מנותק.

לאחר מכן

עבודת סיכום חשובה לא פחות מעבודת הכנה בכל הנוגע לביצוע פגישה פרודוקטיבית.

לַעֲשׂוֹת ליצור המשך לפגישה. כלול סיכום קצר של הנדון, מה הושג, ומה צריך לקרות בפעם הבאה.

אל תעשה לשכוח לכלול נקודות שניתן לבצע. הקצה משימות לאנשים וקבע תאריך יעד כדי להבטיח שהפגישה לא הייתה בזבוז זמן.

למרות שהרכבת פגישה מוצלחת עשויה להיראות כמו עבודה רבה, אם תתאמץ, זה יהיה שווה את זה. בצע את הצעדים הפשוטים האלה ולא תצטרך לגלגל עיניים בכל פעם שהזמנת פגישה תצלצל לתיבת הדואר הנכנס שלך.

אין ערבויות בכל הנוגע לניבוי המחיר המדויק במחיר הבא פאבל דניליוק מ פקסלים