प्रोफेशनल मीटिंग कैसे चलाएं

अपनी पिछली मुलाकात के बारे में सोचो. क्या यह उत्पादक था? क्या आप कार्यवाही के एक महत्वपूर्ण भाग की तरह महसूस करते हैं? क्या आपने कुछ मूल्यवान या कार्रवाई योग्य कुछ भी उसके समाप्त होने के बाद ले लिया?? मैं शर्त लगा सकता हूं कि आपने इनमें से कम से कम एक प्रश्न का उत्तर 'नहीं' में दिया है.

मीटिंग्स ने खराब रैप अर्जित किया है क्योंकि उनमें से कई समय की बर्बादी हैं. का एक सर्वेक्षण 500 Officebroker.com द्वारा कार्यालय कर्मचारी पाया कि यूके के कर्मचारी लगभग खर्च करते हैं 16 बैठकों में प्रति सप्ताह घंटे, तथा 25 उस समय का प्रतिशत (के बारे में 4 घंटे) बर्बाद है. तो हम इसे कैसे बदल सकते हैं?

जब आप अपनी अगली बैठक की योजना बना रहे हों तो ध्यान में रखने के लिए क्या करें और क्या न करें की एक सूची यहां दी गई है ताकि आप एक पूरा कर सकें, कुशल सत्र.

तैयारी का काम

किसी भी बैठक के लायक तैयारी के काम की जरूरत है: आपको बैठने और कल्पना करने की ज़रूरत है कि आप इससे क्या हासिल करना चाहते हैं. एक बैठक जो जल्दबाजी में एक साथ फेंक दी जाती है, वह उतनी उत्पादक नहीं होगी जितनी हो सकती है.

कर मीटिंग का एजेंडा बनाएं: लिखें कि आप बैठक क्यों कर रहे हैं, किसे शामिल होने की जरूरत है, और आप सत्र से क्या हासिल करना चाहते हैं. नियमित बैठकों की योजना बनाने में समय बचाने के लिए एजेंडा टेम्पलेट बनाएं.

मत करो इस प्रक्रिया के माध्यम से जल्दी करो. यदि आप अस्पष्ट लक्ष्यों और उपस्थित लोगों के साथ एक मैला बैठक करते हैं जो वास्तव में वहां होने की आवश्यकता नहीं है, आप उत्पादकता में बाधा डाल रहे हैं.

समय

यह किसी भी बैठक के सबसे महत्वपूर्ण पहलुओं में से एक है. काम का समय पहले से ही एक कीमती वस्तु है, इसलिए आपको अपनी बैठकों को संक्षिप्त रखना चाहिए ताकि हर कोई अपने वास्तविक कार्यों पर वापस आ सके.

कर एक टाइमकीपर नामित करें, विशेष रूप से एक लंबी या विशेष रूप से जटिल बैठक के लिए. यह समूह को संचालित और केंद्रित रखने में मदद करेगा, विशेष रूप से उन शुक्रवार दोपहर की बैठकों के दौरान जो आने वाले सप्ताहांत के लिए क्या करना है, इस बारे में अक्सर सामूहिक चिंतन में बदल जाते हैं.

मत करो ओवरटाइम चलाना. भले ही आपके निर्धारित लक्ष्य पूरे नहीं हुए हों, उन्हें समय पर समाप्त करें और पुनर्मूल्यांकन करें. जानें कि चीजें कहां गलत हुईं ताकि आप अपने अगले के लिए बेहतर तैयारी कर सकें.

आभासी बैठक

आधुनिक कार्यस्थल आभासी संचार पर निर्भर हो गया है, और अधिक कंपनियां वीडियोकांफ्रेंसिंग तकनीक की सुविधा का एहसास कर रही हैं. वेबकैम और स्क्रीन-साझाकरण क्षमताएं इन मीटिंग्स को अधिक सुलभ और उत्पादक बनाने में मदद करती हैं.

कर मौन का बुद्धिमानी से उपयोग करें, विशेष रूप से वीडियो के बिना कॉन्फ़्रेंस कॉल पर. जबकि आस-पास के निर्माण कार्य या अन्य कर्मचारियों की बातचीत की बकवास कुछ ऐसा नहीं है जिसे कॉल पर हर कोई सुनना चाहता है, म्यूट बटन का अति प्रयोग मीटिंग से आपका ध्यान हटा सकता है. आमने-सामने की मुलाकात में, आप कभी भी साइड बातचीत नहीं करेंगे, कमरे या मल्टीटास्क के बारे में जाना. म्यूट बटन का उपयोग करने से ध्यान भंग हो सकता है और एक जीवंतता को रोका जा सकता है, होने से उत्पादक बैठक.

मत करो किसी को छोड़ दो. सुनिश्चित करें कि कॉल में शामिल प्रत्येक व्यक्ति की चर्चा में सक्रिय भूमिका है (इसे आपकी बैठक के एजेंडे में रेखांकित किया जाना चाहिए). इससे प्रतिभागियों को जोड़ने और टीम का माहौल बनाने में मदद मिलेगी, जो वर्चुअल मीटिंग में विशेष रूप से महत्वपूर्ण है. आप नहीं चाहते कि कोई भी चुपचाप बैठे और खुद को अकेला महसूस करे.

इसके बाद

रैप-अप कार्य उतना ही महत्वपूर्ण है जितना कि किसी उत्पादक मीटिंग को क्रियान्वित करने के लिए तैयारी का कार्य.

कर बैठक के लिए एक अनुवर्ती बनाएँ. चर्चा की गई बातों का एक संक्षिप्त सारांश शामिल करें, क्या हासिल हुआ, और अगले एक में क्या होना चाहिए.

मत करो कार्रवाई योग्य बिंदुओं को शामिल करना न भूलें. व्यक्तियों को कार्य सौंपें और यह सुनिश्चित करने के लिए नियत तिथि निर्धारित करें कि बैठक समय की बर्बादी नहीं थी.

हालांकि एक सफल बैठक को एक साथ रखना बहुत काम की तरह लग सकता है, यदि आप प्रयास में लगाते हैं, यह इसके लायक रहेगा. इन सरल चरणों का पालन करें और जब भी कोई मीटिंग आपके इनबॉक्स में पिंग को आमंत्रित करे तो आपको अपनी आँखें घुमाने की आवश्यकता नहीं होगी.

जब अगले में सटीक कीमत की भविष्यवाणी करने की बात आती है तो कोई गारंटी नहीं होती है पावेल डेनिलुक से पेक्सल्स