Gondolj az utolsó találkozásodra. Termékeny volt? Úgy érezte, hogy az eljárás létfontosságú része? Elvittél-e valami értékeset vagy hasznosítható dolgot, miután vége lett?? Hajlandó lennék fogadni, hogy e kérdések közül legalább egyre „nem”-et válaszolt.
A találkozók rossz rappert hoztak, mert sok közülük időpocsékolás. Egy felmérés a 500 irodai dolgozók az officebroker.com-tól megállapította, hogy az Egyesült Királyságban alkalmazottak kb 16 heti órában az üléseken, és 25 százaléka annak az időnek (ról ről 4 órák) elpazarolt. Szóval hogyan változtathatunk ezen?
Íme egy lista, hogy mit kell és mit nem szabad szem előtt tartania, amikor a következő találkozóját tervezi, hogy elégedett legyen, hatékony munkamenet.
Előkészítő munka
Minden olyan találkozó, amelyet érdemes megtartani, előkészítő munkát igényel: le kell ülnöd és elképzelned, hogy pontosan mit szeretnél nyerni vele. Egy sebtében összehozott találkozó feleannyira lesz eredményes, mint lehetne.
Tedd állítsa össze az ülés napirendjét: írd le, miért tartod a találkozót, akinek bele kell szólnia, és mit szeretne elérni a foglalkozáson. Hozzon létre egy napirendsablont, hogy időt takarítson meg a rendszeres értekezletek tervezésével.
Nem sietni ezen a folyamaton. Ha végül összehoz egy hanyag találkozót homályos célokkal és résztvevőkkel, akiknek valójában nem kell ott lenniük, akadályozod a termelékenységet.
Időzítés
Ez minden találkozó egyik legfontosabb szempontja. A munkaidő már értékes áru, ezért az értekezleteket tömörnek kell tartania, hogy mindenki visszatérhessen az aktuális feladataihoz.
Tedd jelöljön ki egy időmérőt, különösen egy hosszú vagy különösen bonyolult találkozó esetén. Ez segít megőrizni a csoport irányítottságát és összpontosítását, különösen azokon a péntek délutáni találkozókon, amelyek gyakran kollektív töprengéssé válnak, hogy mit csináljunk a közelgő hétvégére.
Nem túlórázni. Még akkor is, ha a kitűzött céljait nem érte el, időben fejezze be és értékelje újra. Tudja meg, hol mentek félre a dolgok, hogy jobban felkészülhessen a következőre.
Virtuális találkozó
A modern munkahely a virtuális kommunikációtól függ, és egyre több vállalat ismeri fel a videokonferencia-technológia kényelmét. A webkamerák és a képernyő-megosztási lehetőségek segítenek hozzáférhetőbbé és hatékonyabbá tenni ezeket a találkozókat.
Tedd használd okosan a némítást, különösen video nélküli konferenciahívásnál. Bár a közeli építési munkák őrlődését vagy más alkalmazottak beszélgetéseinek fecsegését nem mindenki szeretné hallani a hívásban, a némító gomb túlzott használata elvonhatja a fókuszt a megbeszélésről. Egy személyes találkozón, soha nem folytatna mellébeszéléseket, mozogni a szobában vagy több feladatot végezni. A némító gomb használata elvonhatja a figyelmet, és megakadályozhatja az élénkséget, eredményes találkozó megtörténtétől.
Nem hagyjon ki senkit. Győződjön meg arról, hogy a hívásban minden résztvevő aktív szerepet játszik a beszélgetésben (ezt fel kell vázolni az ülés napirendjében). Ez elősegíti a résztvevők összekapcsolódását és a csapat légkörének megteremtését, ami különösen fontos egy virtuális találkozón. Nem akarja, hogy bárki némán üljön, és kirekesztettnek érezze magát.
Utána
Az összefoglaló munka ugyanolyan fontos, mint az előkészítő munka, amikor egy eredményes megbeszélésről van szó.
Tedd hozzon létre egy nyomon követést a találkozóhoz. Röviden összefoglalja a megbeszélteket, mit sikerült elérni, és minek kell történnie a következőnél.
Nem felejtsd el beírni a használható pontokat. Rendeljen ki feladatokat egyénekhez, és állítson be határidőt annak érdekében, hogy a találkozó ne legyen időpocsékolás.
Bár egy sikeres találkozó összeállítása sok munkának tűnhet, ha erőfeszítést tesz, Megfogja érni. Kövesse ezeket az egyszerű lépéseket, és nem kell minden alkalommal forgatnia a szemét, amikor egy értekezlet meghívója beérkezik a postaládájába.
nincs garancia arra, hogy a következőben megjósolják a pontos árat Pavel Danilyuk tól től Pexels