Pikirkan tentang pertemuan terakhir yang Anda lakukan. Apakah itu produktif?? Apakah Anda merasa seperti bagian penting dari proses?? Apakah Anda mengambil sesuatu yang berharga atau dapat ditindaklanjuti setelah selesai? Saya berani bertaruh Anda menjawab 'tidak' untuk setidaknya salah satu dari pertanyaan itu.
Rapat mendapat reputasi buruk karena banyak di antaranya hanya membuang-buang waktu. Sebuah survei 500 pekerja kantoran oleh officebroker.com menemukan bahwa karyawan Inggris menghabiskan sekitar 16 jam per minggu dalam rapat, dan 25 persen dari waktu itu (tentang 4 jam) terbuang sia-sia. Jadi bagaimana kita bisa mengubahnya??
Berikut adalah daftar yang harus dan tidak boleh diingat ketika Anda merencanakan pertemuan berikutnya sehingga Anda dapat memenuhi, sesi yang efisien.
Pekerjaan persiapan
Setiap pertemuan yang layak diadakan membutuhkan pekerjaan persiapan: Anda perlu duduk dan memvisualisasikan dengan tepat apa yang ingin Anda peroleh darinya. Pertemuan yang dilakukan dengan tergesa-gesa tidak akan menjadi setengah produktif yang seharusnya.
Mengerjakan membuat agenda rapat: tuliskan mengapa Anda mengadakan rapat, siapa yang perlu terlibat?, dan apa yang ingin Anda capai dari sesi tersebut. Buat template agenda untuk menghemat waktu perencanaan untuk pertemuan rutin.
Jangan terburu-buru melalui proses ini. Jika Anda akhirnya menyusun pertemuan yang ceroboh dengan tujuan yang tidak jelas dan peserta yang tidak benar-benar perlu hadir, Anda menghambat produktivitas.
Waktu
Ini adalah salah satu aspek terpenting dari setiap pertemuan. Waktu kerja sudah menjadi komoditas yang berharga, jadi Anda harus menjaga rapat Anda tetap singkat sehingga semua orang dapat kembali ke tugas mereka yang sebenarnya.
Mengerjakan menunjuk pencatat waktu, terutama untuk pertemuan yang panjang atau sangat rumit. Ini akan membantu menjaga kelompok tetap bersemangat dan fokus, terutama pada pertemuan Jumat sore yang sering berubah menjadi renungan kolektif tentang apa yang harus dilakukan untuk akhir pekan mendatang.
Jangan lari lembur. Bahkan jika tujuan yang Anda tetapkan belum tercapai, akhiri tepat waktu dan evaluasi kembali. Pelajari di mana letak kesalahannya sehingga Anda dapat lebih mempersiapkan diri untuk yang berikutnya.
Pertemuan virtual
Tempat kerja modern telah bergantung pada komunikasi virtual, dan semakin banyak perusahaan yang menyadari kenyamanan teknologi konferensi video. Webcam dan kemampuan berbagi layar membantu membuat rapat ini lebih mudah diakses dan produktif.
Mengerjakan gunakan bisu dengan bijak, terutama pada panggilan konferensi tanpa video. Sementara kesibukan pekerjaan konstruksi di dekatnya atau obrolan percakapan karyawan lain bukanlah sesuatu yang ingin didengar oleh semua orang di telepon., terlalu sering menggunakan tombol bisu dapat menghilangkan fokus Anda dari rapat. Dalam pertemuan tatap muka, Anda tidak akan pernah melakukan percakapan sampingan, bergerak di sekitar ruangan atau multitasking. Menggunakan tombol bisu dapat menyebabkan gangguan dan mencegah hidup, pertemuan produktif terjadi.
Jangan tinggalkan siapa pun. Pastikan bahwa setiap orang dalam panggilan memiliki peran aktif dalam diskusi (ini harus diuraikan dalam agenda rapat Anda). Ini akan membantu menghubungkan para peserta dan menciptakan suasana tim, yang sangat penting dalam rapat virtual. Anda tidak ingin siapa pun duduk diam dan merasa ditinggalkan.
Kemudian
Pekerjaan penutup sama pentingnya dengan pekerjaan persiapan dalam hal melaksanakan rapat yang produktif.
Mengerjakan membuat tindak lanjut pertemuan. Sertakan ringkasan singkat dari apa yang dibahas, apa yang dicapai, dan apa yang perlu terjadi selanjutnya.
Jangan lupa untuk menyertakan poin yang dapat ditindaklanjuti. Tetapkan tugas kepada individu dan tetapkan tenggat waktu untuk memastikan bahwa rapat tidak membuang-buang waktu.
Meskipun menyusun pertemuan yang sukses mungkin tampak seperti banyak pekerjaan, jika Anda berusaha, itu akan berharga. Ikuti langkah-langkah sederhana ini dan Anda tidak perlu memutar mata setiap kali undangan rapat masuk ke kotak masuk Anda.
tidak ada jaminan dalam hal memprediksi harga yang tepat di masa depan Pavel Danilyuk dari Pexel