前回の会議について考えてみてください. 生産的でしたか? 手続きの重要な部分のように感じましたか? それが終わった後、あなたは価値のあるものや実行可能なものを取り除いたのですか？? これらの質問の少なくとも1つに「いいえ」と答えたと思います。.
会議の多くは時間の無駄であるため、会議は悪いラップを獲得しています. の調査 500 officebroker.comによるサラリーマン 英国の従業員が周りを過ごすことがわかりました 16 会議での週あたりの時間, そして 25 その時間のパーセント (約 4 時間) 無駄になります. では、どうすればそれを変えることができますか?
次の会議を計画するときに覚えておくべきこととすべきでないことのリストを次に示します。これにより、充実した会議を行うことができます。, 効率的なセッション.
準備作業
準備作業が必要な会議: あなたは座って、それから得たいものを正確に視覚化する必要があります. 急いで一緒に開催される会議は、生産性の半分にはなりません。.
行う 会議の議題を作成する: 会議を開催する理由を書き留めます, 関与する必要がある人, そしてあなたがセッションから達成したいこと. 議事録テンプレートを作成して、定例会議の計画時間を節約します.
しないでください このプロセスを急いで. 漠然とした目標と、実際にそこにいる必要のない出席者との雑な会議をまとめることになった場合, 生産性を妨げています.
タイミング
これは、あらゆる会議の最も重要な側面の1つです。. 作業時間はすでに貴重な商品です, したがって、会議を簡潔にして、全員が手元の実際のタスクに戻れるようにする必要があります。.
行う タイムキーパーを指定する, 特に長いまたは特に複雑な会議の場合. これは、グループの主導と集中を維持するのに役立ちます, 特に金曜日の午後の会議では、次の週末に何をすべきかについて集合的な考えに変わることがよくあります。.
しないでください 残業する. 設定した目標が達成されていない場合でも, 時間通りにそれらを終了し、再評価します. 物事がどこで迷ったのかを学び、次の準備を整えましょう.
バーチャルミーティング
現代の職場は仮想コミュニケーションに依存するようになりました, そして、より多くの企業がビデオ会議テクノロジーの便利さを実感しています. Webカメラと画面共有機能は、これらの会議をよりアクセスしやすく生産的にするのに役立ちます.
行う ミュートを賢く使う, 特にビデオなしの電話会議で. 近くの建設工事のグラインドや他の従業員の会話のおしゃべりは、電話中の他の誰もが聞きたがっているものではありませんが, ミュートボタンを使いすぎると、会議から集中力が失われる可能性があります. 対面の会議で, あなたは決して副会話を続けることはありません, 部屋の中を移動したり、マルチタスクを実行したりする. ミュートボタンを使用すると、気が散ることがあり、活気がなくなる可能性があります, 発生からの生産的な会議.
しないでください 誰も除外する. 通話中のすべての人がディスカッションで積極的な役割を果たしていることを確認してください (これはあなたの会議の議題で概説されるべきです). これは、参加者を結び付け、チームの雰囲気を作り出すのに役立ちます, これは仮想会議で特に重要です. 誰かが黙って座って取り残されていると感じてほしくない.
その後
生産的な会議の実施に関しては、準備作業と同じくらい重要です。.
行う 会議のフォローアップを作成する. 議論されたことの簡単な要約を含める, 何が達成されたか, そして次のもので何が起こる必要があるか.
しないでください 実用的なポイントを含めるのを忘れる. 会議が時間の無駄にならないように、個人にタスクを割り当て、期日を設定します.
成功した会議をまとめるのは大変な作業のように思えるかもしれませんが, 努力すれば, それは価値があるだろう. これらの簡単な手順に従うと、会議でpingを受信トレイに招待するたびに目を転がす必要がなくなります。.
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