Pagalvokite apie paskutinį jūsų susitikimą. Ar buvo produktyvu? Ar jautėtės esąs esminė proceso dalis?? Ar jam pasibaigus atėmėte ką nors vertingo ar naudingo? Būčiau pasirengęs lažintis, kad bent į vieną iš šių klausimų atsakėte „ne“..
Susitikimai susilaukė blogo repo, nes daugelis jų yra laiko švaistymas. Apklausa apie 500 biuro darbuotojai iš officebroker.com nustatė, kad JK darbuotojai išleidžia maždaug 16 valandų per savaitę susirinkimuose, ir 25 procentų to laiko (apie 4 valandų) yra švaistomas. Taigi, kaip mes galime tai pakeisti?
Pateikiame sąrašą dalykų, kuriuos reikia daryti ir ko nereikėtų atsiminti, kai planuojate kitą susitikimą, kad galėtumėte gerai praleisti laiką, efektyvi sesija.
Paruošiamasis darbas
Bet kokiam susitikimui, kurį verta surengti, reikia pasiruošimo: turite atsisėsti ir tiksliai įsivaizduoti, ko norite iš to gauti. Paskubomis surengtas susitikimas nebus perpus toks produktyvus, koks galėtų būti.
Daryk sudaryti susirinkimo darbotvarkę: parašykite, kodėl rengiate susitikimą, kam reikia įsitraukti, ir ką norite pasiekti per sesiją. Sukurkite darbotvarkės šabloną, kad sutaupytumėte laiko planuojant reguliarius susitikimus.
Nedarykite skubėti per šį procesą. Jei galiausiai surengsite aplaidžią susitikimą su neaiškiais tikslais ir dalyviais, kuriems ten nebūtina, trukdote produktyvumui.
Laikas
Tai vienas iš svarbiausių bet kurio susitikimo aspektų. Darbo laikas jau yra brangi prekė, todėl susitikimai turi būti glausti, kad visi galėtų grįžti prie savo faktinių užduočių.
Daryk paskirti laikininką, ypač ilgam ar ypač sudėtingam susitikimui. Tai padės grupei išlaikyti motyvaciją ir susikaupimą, ypač per tuos penktadienio popietinius susitikimus, kurie dažnai virsta kolektyviniu svarstymu, ką nuveikti artėjantį savaitgalį.
Nedarykite bėgti viršvalandžius. Net jei jūsų užsibrėžti tikslai nebuvo pasiekti, užbaigti juos laiku ir iš naujo įvertinti. Sužinokite, kur viskas suklydo, kad galėtumėte geriau pasiruošti kitam.
Virtualus susitikimas
Šiuolaikinė darbo vieta tapo priklausoma nuo virtualaus bendravimo, ir daugiau įmonių suvokia vaizdo konferencijų technologijos patogumą. Interneto kameros ir ekrano bendrinimo galimybės padeda šiuos susitikimus padaryti prieinamesnius ir produktyvesnius.
Daryk protingai naudokite nutildymą, ypač per konferencinį pokalbį be vaizdo. Nors netoliese vykstantys statybos darbai ar kitų darbuotojų pokalbių plepalai nėra tai, ko visi kiti skambinantys nori girdėti, per daug nutildymo mygtuko naudojimas gali atitraukti dėmesį nuo susitikimo. Akis į akį susitikime, jūs niekada nevykdytumėte šalutinių pokalbių, judėti kambaryje arba atlikti kelias užduotis. Nutildymo mygtuko naudojimas gali atitraukti dėmesį ir užkirsti kelią gyvam gyvenimui, produktyvus susitikimas.
Nedarykite ką nors palikti nuošalyje. Įsitikinkite, kad kiekvienas pokalbio dalyvis vaidina aktyvų vaidmenį diskusijoje (tai turėtų būti nurodyta jūsų posėdžio darbotvarkėje). Tai padės susieti dalyvius ir sukurti komandinę atmosferą, o tai ypač svarbu virtualiame susitikime. Jūs nenorite, kad kas nors sėdėtų tyliai ir jaustųsi atstumtas.
Po to
Baigiamasis darbas yra toks pat svarbus kaip ir parengiamieji darbai, kai reikia atlikti produktyvų susitikimą.
Daryk sukurti susitikimo tęsinį. Įtraukite trumpą to, kas buvo aptarta, santrauką, kas buvo pasiekta, ir kas turi įvykti kitą kartą.
Nedarykite pamirškite įtraukti veiksnius. Priskirkite užduotis asmenims ir nustatykite terminą, kad susitikimas nebūtų laiko švaistymas.
Nors surengti sėkmingą susitikimą gali atrodyti daug darbo, jei įdėsite pastangų, vertės. Atlikite šiuos paprastus veiksmus ir jums nereikės vartyti akių kiekvieną kartą, kai į jūsų gautuosius atsiunčiamas kvietimas į susitikimą.
nėra jokių garantijų, kai reikia numatyti tikslią kainą kitame etape Pavelas Daniliukas nuo Pekseliai