Padomājiet par pēdējo tikšanos. Vai tas bija produktīvi? Vai jutāties kā svarīga procesa sastāvdaļa?? Vai pēc tam, kad tas bija beidzies, atņēmāt kaut ko vērtīgu vai izmantojamu? Es būtu gatavs derēt, ka jūs atbildējāt “nē” vismaz uz vienu no šiem jautājumiem.
Sanāksmes ir izpelnījušās sliktu repu, jo daudzas no tām ir laika izšķiešana. Aptauja par 500 biroja darbinieki vietnē officebroker.com konstatēja, ka Apvienotās Karalistes darbinieki tērē aptuveni 16 stundas nedēļā sanāksmēs, un 25 procenti no tā laika (par 4 stundas) ir izniekota. Tātad, kā mēs varam to mainīt?
Šeit ir saraksts ar to, ko drīkst un ko nedrīkst paturēt prātā, plānojot savu nākamo tikšanos, lai varētu pavadīt pilnvērtīgu., efektīva sesija.
Sagatavošanas darbi
Jebkurai tikšanās reizei, kuru ir vērts rīkot, ir nepieciešams sagatavošanās darbs: jums ir nepieciešams apsēsties un vizualizēt tieši to, ko vēlaties no tā iegūt. Steidzīgi organizēta sapulce nebūs uz pusi tik produktīva, kā varētu būt.
Darīt sastādiet sanāksmes darba kārtību: pierakstiet, kāpēc rīkojat tikšanos, kam jāiesaistās, un ko vēlaties sasniegt no sesijas. Izveidojiet darba kārtības veidni, lai ietaupītu laiku, plānojot regulāras sanāksmes.
Nedariet steidzieties cauri šim procesam. Ja jūs galu galā izveidojat aplietu sanāksmi ar neskaidriem mērķiem un dalībniekiem, kuriem patiesībā nav jābūt, jūs kavējat produktivitāti.
Laiks
Tas ir viens no vissvarīgākajiem jebkuras sanāksmes aspektiem. Darba laiks jau ir vērtīga prece, tāpēc jums ir jāsaglabā īsas sanāksmes, lai ikviens varētu atgriezties pie saviem faktiskajiem uzdevumiem.
Darīt iecelt hronometru, īpaši ilgstošai vai īpaši sarežģītai sanāksmei. Tas palīdzēs saglabāt grupu mērķtiecīgu un koncentrētu, īpaši piektdienas pēcpusdienas sanāksmēs, kas bieži vien pārvēršas kolektīvā pārdomās par to, ko darīt gaidāmajā nedēļas nogalē.
Nedariet skriet virsstundas. Pat ja jūsu izvirzītie mērķi nav sasniegti, beigt tos laikā un pārvērtēt. Uzziniet, kur nogāja greizi, lai varētu labāk sagatavoties nākamajam.
Virtuālā tikšanās
Mūsdienu darba vieta ir kļuvusi atkarīga no virtuālās komunikācijas, un arvien vairāk uzņēmumu apzinās videokonferenču tehnoloģijas ērtības. Tīmekļa kameras un ekrāna koplietošanas iespējas palīdz padarīt šīs sapulces pieejamākas un produktīvākas.
Darīt lieto klusumu gudri, īpaši konferences zvanā bez video. Lai gan tuvumā notiekošo būvdarbu šķelšanās vai citu darbinieku sarunu pļāpāšana nav kaut kas tāds, ko visi pārējie zvana dalībnieki vēlas dzirdēt, pārmērīga skaņas izslēgšanas pogas izmantošana var novērst jūsu uzmanību no sapulces. Aci pret aci tikšanās reizē, jūs nekad neturpinātu blakus sarunas, pārvietoties pa istabu vai veikt vairākus uzdevumus. Izslēgšanas pogas izmantošana var novērst uzmanību un novērst dzīvīgumu, produktīva tikšanās.
Nedariet atstāj kādu malā. Pārliecinieties, ka katrai personai, kas piedalās sarunā, ir aktīva loma diskusijā (tas ir jāiekļauj jūsu sanāksmes darba kārtībā). Tas palīdzēs savienot dalībniekus un radīt komandas atmosfēru, kas ir īpaši svarīgi virtuālajā sanāksmē. Jūs nevēlaties, lai kāds sēdētu klusu un justos atstumts.
Pēc tam
Nobeiguma darbs ir tikpat svarīgs kā sagatavošanās darbs, ja runa ir par produktīvas sapulces izpildi.
Darīt izveidot sapulces turpinājumu. Iekļaujiet īsu kopsavilkumu par apspriesto, kas tika sasniegts, un kam jānotiek nākamajā.
Nedariet aizmirstiet iekļaut darbības punktus. Piešķiriet uzdevumus personām un nosakiet izpildes datumu, lai nodrošinātu, ka sapulce nav lieka laika izšķiešana.
Lai gan veiksmīgas tikšanās organizēšana varētu šķist liels darbs, ja tu pieliksi pūles, tas būs tā vērts. Veiciet šīs vienkāršās darbības, un jums nebūs jāraida acis katru reizi, kad jūsu iesūtnē tiek nosūtīts uzaicinājums uz sapulci.
nav nekādu garantiju, ja nākamreiz jāparedz precīza cena Pāvels Daņiļuks no Peksels