Denk aan de laatste ontmoeting die je had. Was het productief?? Voelde u zich een essentieel onderdeel van de procedure?? Heb je iets waardevols of bruikbaars weggenomen nadat het voorbij was?? Ik durf te wedden dat je 'nee' hebt geantwoord op ten minste één van die vragen.
Vergaderingen hebben een slechte reputatie verdiend, omdat veel van hen tijdverspilling zijn. een overzicht van 500 kantoorpersoneel door officebroker.com ontdekte dat Britse werknemers ongeveer 16 uur per week in vergaderingen, en 25 procent van die tijd (over 4 uur) is verspild. Dus hoe kunnen we dat veranderen??
Hier is een lijst met do's en don'ts om in gedachten te houden wanneer u uw volgende vergadering plant, zodat u een bevredigende, efficiënte sessie.
Voorbereidend werk
Elke vergadering die de moeite waard is, heeft voorbereidend werk nodig: je moet gaan zitten en precies visualiseren wat je ermee wilt bereiken. Een vergadering die haastig wordt samengesteld, zal niet half zo productief zijn als het zou kunnen zijn.
Doen een vergaderagenda maken: schrijf op waarom je de vergadering houdt, wie moet er meedoen?, en wat je met de sessie wilt bereiken. Maak een agendasjabloon om tijd te besparen bij het plannen van regelmatige vergaderingen.
niet doen haast je door dit proces. Als je uiteindelijk een slordige vergadering samenstelt met vage doelen en deelnemers die er niet echt hoeven te zijn, je belemmert de productiviteit.
timing
Dit is een van de belangrijkste aspecten van elke vergadering. Werktijd is al een kostbaar goed, dus u moet uw vergaderingen beknopt houden, zodat iedereen terug kan naar zijn eigenlijke taken.
Doen een tijdwaarnemer aanwijzen, vooral voor een lange of bijzonder ingewikkelde vergadering. Dit zal helpen om de groep gedreven en gefocust te houden, vooral tijdens die vrijdagmiddagbijeenkomsten die vaak uitmonden in een collectieve mijmering over wat te doen voor het komende weekend.
niet doen overuren maken. Zelfs als je gestelde doelen niet zijn bereikt, beëindig ze op tijd en evalueer opnieuw. Ontdek waar dingen misgingen, zodat je je beter kunt voorbereiden op je volgende.
Virtuele vergadering
De moderne werkplek is afhankelijk geworden van virtuele communicatie, en meer bedrijven realiseren zich het gemak van videoconferentietechnologie. Webcams en mogelijkheden voor het delen van schermen helpen deze vergaderingen toegankelijker en productiever te maken.
Doen gebruik dempen verstandig, vooral tijdens een telefonische vergadering zonder video. Hoewel de sleur van bouwwerkzaamheden in de buurt of het gebabbel van de gesprekken van andere werknemers niet iets is dat iedereen aan de telefoon wil horen, overmatig gebruik van de mute-knop kan uw focus wegnemen van de vergadering. In een persoonlijke ontmoeting, je zou nooit zijdelingse gesprekken voeren, door de kamer bewegen of multitasken. Het gebruik van de mute-knop kan leiden tot afleiding en een levendig, productieve vergadering van happening.
niet doen laat niemand buiten. Zorg ervoor dat elke persoon in het gesprek een actieve rol heeft in de discussie (dit moet worden beschreven in uw vergaderagenda). Dit zal helpen om de deelnemers met elkaar te verbinden en een teamsfeer te creëren, wat vooral belangrijk is in een virtuele vergadering. Je wilt niet dat iemand stil zit en zich buitengesloten voelt.
Nadien
Afrondend werk is net zo belangrijk als voorbereidend werk als het gaat om het uitvoeren van een productieve vergadering.
Doen een vervolg op de vergadering maken. Voeg een korte samenvatting toe van wat er is besproken, wat is er bereikt?, en wat er bij de volgende moet gebeuren?.
niet doen vergeet actiepunten op te nemen. Wijs taken toe aan individuen en stel een vervaldatum in om ervoor te zorgen dat de vergadering geen tijdverspilling is.
Al lijkt het opzetten van een succesvolle meeting misschien veel werk, als je de moeite doet, het zal het waard zijn. Volg deze eenvoudige stappen en u hoeft niet elke keer met uw ogen te rollen wanneer een uitnodiging voor een vergadering in uw inbox pingt.
foto door Pavel Danilyuk van Pexels