Tenk på det siste møtet du hadde. Var det produktivt? Følte du deg som en viktig del av saksgangen? Tok du noe verdifullt eller handlingsverdig etter at det var over? Jeg vil være villig til å vedde på at du svarte "nei" på minst ett av disse spørsmålene.
Møter har tjent dårlig rap fordi mange av dem er bortkastet tid. En undersøkelse av 500 kontorarbeidere av officebroker.com fant ut at ansatte i Storbritannia bruker rundt 16 timer i uken i møter, og 25 prosent av den tiden (handle om 4 timer) er bortkastet. Så hvordan kan vi endre det?
Her er en liste over hva du må og ikke bør huske på når du planlegger ditt neste møte, slik at du kan ha en tilfredsstillende, effektiv økt.
Forberedende arbeid
Ethvert møte som er verdt å ha, trenger forberedelsesarbeid: du må sette deg ned og visualisere nøyaktig hva du ønsker å få ut av det. Et møte som raskt settes sammen vil ikke være halvparten så produktivt som det kunne vært.
Gjøre lage en møteagenda: skriv ned hvorfor du holder møtet, som trenger å engasjere seg, og hva du ønsker å oppnå fra økten. Lag en agendamal for å spare tidsplanlegging for vanlige møter.
ikke haste gjennom denne prosessen. Hvis du ender opp med å sette sammen et slurvete møte med vage mål og deltakere som egentlig ikke trenger å være der, du hindrer produktiviteten.
Timing
Dette er en av de viktigste aspektene ved ethvert møte. Arbeidstid er allerede en verdifull vare, så du må holde møtene dine kortfattede slik at alle kan komme tilbake til sine faktiske oppgaver.
Gjøre utpeke en tidtaker, spesielt for et langt eller spesielt komplisert møte. Dette vil bidra til å holde gruppen drevet og fokusert, spesielt under møtene på fredag ettermiddag som ofte blir til en kollektiv fundering om hva du skal gjøre for den kommende helgen.
ikke kjøre overtid. Selv om dine fastsatte mål ikke er nådd, avslutte dem i tide og revurdere. Finn ut hvor ting har kommet på avveie, slik at du bedre kan forberede deg til neste gang.
Virtuelt møte
Den moderne arbeidsplassen har blitt avhengig av virtuell kommunikasjon, og flere selskaper innser fordelene med videokonferanseteknologi. Webkameraer og skjermdelingsfunksjoner bidrar til å gjøre disse møtene mer tilgjengelige og produktive.
Gjøre bruk mute med omhu, spesielt på en konferansesamtale uten video. Selv om gnisten fra byggearbeid i nærheten eller skravling av andre ansattes samtaler ikke er noe alle andre i samtalen ønsker å høre, overbruk av mute-knappen kan fjerne fokus fra møtet. I et møte ansikt til ansikt, du ville aldri fortsette sidesamtaler, bevege deg rundt i rommet eller multitaske. Bruk av mute-knappen kan føre til distraksjoner og forhindre en livlig, produktivt møte fra å skje.
ikke utelate noen. Sørg for at hver person i samtalen har en aktiv rolle i diskusjonen (dette bør være skissert i møteagendaen din). Dette vil bidra til å knytte deltakerne sammen og skape en teamatmosfære, som er spesielt viktig i et virtuelt møte. Du vil ikke at noen skal sitte stille og føle seg utenfor.
Etterpå
Avslutningsarbeid er like viktig som forberedelsesarbeid når det gjelder å gjennomføre et produktivt møte.
Gjøre lage en oppfølging av møtet. Ta med en kort oppsummering av det som ble diskutert, hva som ble oppnådd, og hva som må skje neste gang.
ikke glem å inkludere handlingspunkter. Tildel oppgaver til enkeltpersoner og angi en forfallsdato for å sikre at møtet ikke var bortkastet tid.
Selv om det kan virke som mye arbeid å sette sammen et vellykket møte, hvis du anstrenger deg, det vil være verdt det. Følg disse enkle trinnene, og du slipper å himle med øynene hver gang en møteinvitasjon ringer inn i innboksen din.
det er ingen garantier når det gjelder å forutsi den nøyaktige prisen i neste Pavel Danilyuk fra Pexels