Pomyśl o ostatnim spotkaniu, które miałeś. Czy to było produktywne?? Czy czułeś się jak ważna część postępowania?? Czy zabrałeś coś cennego lub przydatnego po tym, jak się skończyło?? Założę się, że przynajmniej na jedno z tych pytań odpowiedziałeś „nie”.
Spotkania zyskały złą reputację, bo wiele z nich to strata czasu. Ankieta 500 pracownicy biurowi przez officebroker.com okazało się, że pracownicy w Wielkiej Brytanii wydają około 16 godzin tygodniowo na spotkaniach, i 25 procent tego czasu (o 4 godziny) jest zmarnowany. Więc jak możemy to zmienić??
Oto lista nakazów i zakazów, o których należy pamiętać, kiedy planujesz następne spotkanie, abyś mógł mieć spełnienie, sprawna sesja.
Prace przygotowawcze
Każde spotkanie, które warto mieć, wymaga prac przygotowawczych: musisz usiąść i wizualizować dokładnie to, co chcesz dzięki temu zyskać. Spotkanie zorganizowane w pośpiechu nie będzie w połowie tak produktywne, jak mogłoby być.
Robić ułóż plan spotkania: napisz, dlaczego organizujesz spotkanie, kto musi się zaangażować?, a co chcesz osiągnąć z sesji. Utwórz szablon agendy, aby zaoszczędzić czas na planowaniu regularnych spotkań.
Nie spieszyć się przez ten proces. Jeśli skończysz na zorganizowaniu niechlujnego spotkania z niejasnymi celami i uczestnikami, którzy tak naprawdę nie muszą tam być, utrudniasz produktywność.
wyczucie czasu
To jeden z najważniejszych aspektów każdego spotkania. Czas pracy to już cenny towar, więc musisz utrzymywać zwięzłe spotkania, aby każdy mógł wrócić do swoich aktualnych zadań.
Robić wyznaczyć chronometrażystę, szczególnie na długie lub szczególnie skomplikowane spotkanie. Pomoże to utrzymać grupę zmotywowaną i skoncentrowaną, zwłaszcza podczas tych piątkowych popołudniowych spotkań, które często przeradzają się w zbiorową rozmyślania o tym, co robić na nadchodzący weekend.
Nie biegać po godzinach. Nawet jeśli założone cele nie zostały osiągnięte, zakończyć je na czas i ponownie ocenić. Dowiedz się, gdzie coś poszło na marne, abyś mógł lepiej przygotować się do następnego.
Spotkanie wirtualne
Nowoczesne miejsce pracy uzależnione jest od wirtualnej komunikacji, a coraz więcej firm zdaje sobie sprawę z wygody technologii wideokonferencyjnej. Kamery internetowe i funkcje udostępniania ekranu sprawiają, że te spotkania są bardziej dostępne i produktywne.
Robić mądrze używaj wyciszenia, zwłaszcza podczas połączenia konferencyjnego bez wideo. Podczas gdy zgiełk pobliskiej budowy lub paplanina rozmów innych pracowników nie jest czymś, co wszyscy chcą słyszeć, nadużywanie przycisku wyciszania może odwrócić uwagę od spotkania. W spotkaniu twarzą w twarz, nigdy nie prowadziłbyś pobocznych rozmów, poruszać się po pokoju lub wykonywać wiele zadań. Korzystanie z przycisku wyciszania może rozpraszać uwagę i zapobiegać ożywionemu, produktywne spotkanie od happeningu.
Nie pomiń kogokolwiek. Upewnij się, że każda osoba biorąca udział w rozmowie bierze aktywny udział w dyskusji (powinno to być opisane w programie spotkania). Pomoże to połączyć uczestników i stworzyć atmosferę zespołu, co jest szczególnie ważne w wirtualnym spotkaniu. Nie chcesz, żeby ktokolwiek siedział cicho i czuł się pominięty.
Później
Praca podsumowująca jest tak samo ważna, jak praca przygotowawcza, jeśli chodzi o przeprowadzenie produktywnego spotkania.
Robić stworzyć follow-up do spotkania. Dołącz krótkie podsumowanie tego, co zostało omówione, co zostało osiągnięte?, i co musi się wydarzyć na następnym.
Nie zapomnij uwzględnić punkty, które można podjąć. Przydziel zadania poszczególnym osobom i ustal termin, aby spotkanie nie było stratą czasu.
Chociaż zorganizowanie udanego spotkania może wydawać się dużo pracy, jeśli włożysz w to wysiłek, To będzie tego warte. Postępuj zgodnie z tymi prostymi krokami, a nie będziesz musiał przewracać oczami za każdym razem, gdy zaproszenie na spotkanie wysyła pingi do Twojej skrzynki odbiorczej.
zdjęcie zrobione przez Paweł Daniliuk od Pexels