คิดถึงการประชุมครั้งล่าสุดที่คุณมี. มันมีประสิทธิผลหรือไม่? คุณรู้สึกเหมือนเป็นส่วนสำคัญของการพิจารณาคดีหรือไม่?? คุณได้เอาของมีค่าหรือสิ่งที่สามารถดำเนินการได้ไปหลังจากที่มันจบลงแล้ว? ฉันยินดีที่จะเดิมพันว่าคุณตอบว่า 'ไม่' อย่างน้อยหนึ่งคำถามเหล่านั้น.
การประชุมได้รับการแร็พที่แย่เพราะหลายๆ ครั้งเป็นการเสียเวลา. แบบสำรวจของ 500 พนักงานออฟฟิศ โดย officebroker.com พบว่าพนักงานในสหราชอาณาจักรใช้จ่ายประมาณ 16 ชั่วโมงต่อสัปดาห์ในการประชุม, และ 25 เปอร์เซ็นต์ของเวลานั้น (เกี่ยวกับ 4 ชั่วโมง) สูญเปล่า. แล้วเราจะเปลี่ยนมันได้อย่างไร?
นี่คือรายการของสิ่งที่ควรทำและไม่ควรทำเมื่อคุณกำลังวางแผนการประชุมครั้งต่อไป เพื่อให้คุณได้เติมเต็ม, เซสชั่นที่มีประสิทธิภาพ.
เตรียมงาน
การประชุมใดที่ควรค่าแก่การต้องเตรียมงาน: คุณต้องนั่งลงและนึกภาพว่าคุณต้องการได้อะไรจากมัน. การประชุมที่รวมตัวกันอย่างเร่งรีบจะไม่ได้ผลเพียงครึ่งเดียว.
ทำ จัดทำวาระการประชุม: เขียนว่าทำไมคุณถึงจัดประชุม, ที่ต้องมีส่วนร่วม, และสิ่งที่คุณต้องการบรรลุจากเซสชั่น. สร้างเทมเพลตกำหนดการเพื่อประหยัดเวลาในการวางแผนสำหรับการประชุมปกติ.
อย่า รีบเร่งผ่านกระบวนการนี้. หากคุณลงเอยด้วยการจัดประชุมเลอะเทอะด้วยเป้าหมายที่คลุมเครือและผู้เข้าร่วมประชุมที่ไม่จำเป็นต้องอยู่ที่นั่นจริงๆ, คุณกำลังขัดขวางการผลิต.
เวลา
นี่เป็นหนึ่งในแง่มุมที่สำคัญที่สุดของการประชุมใด ๆ. เวลาทำงานเป็นของมีค่าอยู่แล้ว, ดังนั้นคุณต้องจัดการประชุมให้กระชับเพื่อให้ทุกคนกลับมาทำงานจริงได้ทันท่วงที.
ทำ กำหนดผู้จับเวลา, โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับการประชุมที่ยาวนานหรือซับซ้อนโดยเฉพาะอย่างยิ่ง. สิ่งนี้จะช่วยให้กลุ่มขับเคลื่อนและมีสมาธิ, โดยเฉพาะอย่างยิ่งในการประชุมช่วงบ่ายวันศุกร์ที่มักจะกลายเป็นรำพึงเกี่ยวกับสิ่งที่ต้องทำสำหรับวันหยุดสุดสัปดาห์ที่จะมาถึง.
อย่า ทำงานล่วงเวลา. ถึงแม้จะไม่บรรลุเป้าหมายที่ตั้งไว้, สิ้นสุดตรงเวลาและประเมินใหม่. เรียนรู้ว่าสิ่งต่าง ๆ ผิดพลาดเพื่อที่คุณจะได้เตรียมพร้อมสำหรับสิ่งต่อไปได้ดียิ่งขึ้น.
การประชุมเสมือนจริง
สถานที่ทำงานสมัยใหม่ต้องพึ่งการสื่อสารเสมือนจริง, และบริษัทต่างๆ ก็เริ่มตระหนักถึงความสะดวกของเทคโนโลยีการประชุมทางวิดีโอ. เว็บแคมและการแชร์หน้าจอช่วยให้การประชุมเหล่านี้เข้าถึงได้ง่ายและมีประสิทธิภาพมากขึ้น.
ทำ ใช้ปิดเสียงอย่างชาญฉลาด, โดยเฉพาะในการประชุมทางโทรศัพท์โดยไม่มีวิดีโอ. ในขณะที่การบดขยี้งานก่อสร้างในบริเวณใกล้เคียงหรือการสนทนาของพนักงานคนอื่น ๆ ไม่ใช่เรื่องที่ทุกคนในสายต้องการได้ยิน, การใช้ปุ่มปิดเสียงมากเกินไปอาจทำให้โฟกัสของคุณหายไปจากการประชุมได้. ในการประชุมแบบเห็นหน้ากัน, คุณจะไม่มีวันสนทนาข้างเคียง, ย้ายห้องหรือทำงานหลายอย่าง. การใช้ปุ่มปิดเสียงอาจทำให้เสียสมาธิและป้องกันความมีชีวิตชีวา, การประชุมที่มีประสิทธิผลจากการเกิดขึ้น.
อย่า ปล่อยใครออกไป. ตรวจสอบให้แน่ใจว่าทุกคนในการสนทนามีบทบาทอย่างแข็งขันในการสนทนา (นี้ควรจะร่างไว้ในวาระการประชุมของคุณ). ซึ่งจะช่วยเชื่อมโยงผู้เข้าร่วมและสร้างบรรยากาศของทีม, ซึ่งมีความสำคัญอย่างยิ่งในการประชุมเสมือนจริง. ไม่อยากให้ใครนั่งเงียบเหงา.
ภายหลัง
งานสรุปมีความสำคัญพอๆ กับการเตรียมงานในการดำเนินการประชุมที่มีประสิทธิผล.
ทำ สร้างการติดตามการประชุม. รวมบทสรุปสั้น ๆ ของสิ่งที่ถูกกล่าวถึง, สิ่งที่ได้รับ, และจะต้องเกิดอะไรขึ้นในครั้งต่อไป.
อย่า ลืมใส่คะแนนที่สามารถดำเนินการได้. มอบหมายงานให้กับบุคคลและกำหนดวันครบกำหนดเพื่อให้แน่ใจว่าการประชุมจะไม่เสียเวลา.
แม้ว่าการประชุมที่ประสบความสำเร็จอาจดูเหมือนเป็นงานหนัก, ถ้าคุณทุ่มเท, มันจะคุ้มค่า. ทำตามขั้นตอนง่าย ๆ เหล่านี้แล้วคุณจะไม่ต้องละสายตาทุกครั้งที่มีการส่ง Ping เชิญการประชุมในกล่องจดหมายของคุณ.
รูปภาพโดย Pavel Danilyuk จาก Pexels