Згадайте свою останню зустріч. Чи було це продуктивно? Чи відчували ви себе важливою частиною процесу?? Чи забирали ви щось цінне чи корисне після того, як це закінчилося? Я готовий покластися на те, що ви відповіли «ні» хоча б на одне з цих запитань.
Зустрічі заслужили погану оцінку, тому що багато з них є марною тратою часу. Опитування 500 офісні працівники на officebroker.com виявлено, що співробітники Великобританії витрачають близько 16 годин на тиждень на засіданнях, і 25 відсотків цього часу (про 4 годин) марно витрачається. Тож як ми можемо це змінити?
Ось список того, що потрібно і чого не варто пам’ятати, коли ви плануєте наступну зустріч, щоб мати повну, ефективна сесія.
Підготовчі роботи
Будь-яка зустріч, яку варто провести, потребує підготовки: вам потрібно сісти і уявити, що саме ви хочете отримати від цього. Наспіх організована зустріч не буде й наполовину продуктивною, як могла б бути.
Зробіть скласти порядок денний засідання: напишіть, чому ви проводите зустріч, кому потрібно долучитися, і чого ви хочете досягти від сеансу. Створіть шаблон порядку денного, щоб заощадити час на планування регулярних зустрічей.
не поспішати через цей процес. Якщо в кінцевому підсумку ви збираєте неакуратну нараду з невизначеними цілями та учасниками, які насправді не повинні бути там, ви перешкоджаєте продуктивності.
Час
Це один з найважливіших аспектів будь-якої зустрічі. Робочий час – це вже дорогоцінний товар, тому ви повинні бути стислими, щоб кожен міг повернутися до своїх справжніх завдань.
Зробіть призначити хронометриста, особливо для тривалої або особливо складної зустрічі. Це допоможе тримати групу керованою та зосередженою, особливо під час тих зустрічей у п’ятницю після обіду, які часто перетворюються на колективні роздуми про те, що робити на майбутні вихідні.
не бігати понаднормово. Навіть якщо поставлені цілі не були досягнуті, закінчити їх вчасно та переоцінити. Дізнайтеся, де все збилося, щоб краще підготуватися до наступного.
Віртуальна зустріч
Сучасне робоче місце стало залежати від віртуального спілкування, і все більше компаній усвідомлюють зручність технології відеоконференцій. Веб-камери та функції спільного доступу до екрана допомагають зробити ці зустрічі доступнішими та продуктивнішими.
Зробіть розумно використовуйте функцію mute, особливо під час конференц-дзвінка без відео. Хоча шум будівельних робіт поблизу чи балаканина розмов інших співробітників – це не те, що хочуть чути всі, хто спілкується., надмірне використання кнопки вимкнення звуку може відключити вашу увагу від зустрічі. На зустрічі віч-на-віч, ви ніколи б не вели побічні розмови, рухатися по кімнаті або виконувати багатозадачність. Використання кнопки вимкнення звуку може призвести до відволікання та запобігти жвавому, продуктивної зустрічі.
не покинути будь-кого. Переконайтеся, що кожен учасник розмови має активну роль у обговоренні (це має бути зазначено в порядку денному зустрічі). Це допоможе об’єднати учасників та створити командну атмосферу, що особливо важливо під час віртуальної зустрічі. Ви не хочете, щоб хтось сидів мовчки і відчував себе покинутим.
Опісля
Підсумкова робота настільки ж важлива, як і підготовча, коли справа доходить до проведення продуктивної зустрічі.
Зробіть створити продовження зустрічі. Включіть короткий підсумок обговорюваного, що було досягнуто, і що має статися на наступному.
не забудьте вказати важливі моменти. Призначайте завдання окремим особам і встановлюйте терміни, щоб переконатися, що зустріч не була марною тратою часу.
Хоча складання успішної зустрічі може здатися великою роботою, якщо докласти зусиль, це буде того варте. Виконайте ці прості кроки, і вам не доведеться закатувати очі щоразу, коли запрошення на зустріч надходить у вашу папку "Вхідні".
немає ніяких гарантій, коли справа доходить до прогнозування точної ціни в наступному Павло Данилюк від Пікселів