Nghĩ về cuộc họp cuối cùng bạn có. Nó có hiệu quả không? Bạn có cảm thấy mình là một phần quan trọng của quá trình tố tụng không? Bạn có lấy đi bất cứ thứ gì có giá trị hoặc có thể hành động sau khi nó kết thúc không? Tôi sẵn sàng cá rằng bạn đã trả lời "không" cho ít nhất một trong những câu hỏi đó.
Các cuộc họp đã kiếm được một đoạn rap tệ vì nhiều người trong số họ lãng phí thời gian. Một cuộc khảo sát về 500 nhân viên văn phòng theo officebroker.com nhận thấy rằng nhân viên Vương quốc Anh chi tiêu khoảng 16 giờ mỗi tuần trong các cuộc họp, và 25 phần trăm thời gian đó (về 4 giờ) là lãng phí. Vì vậy, làm thế nào chúng ta có thể thay đổi điều đó?
Dưới đây là danh sách những việc nên làm và không nên ghi nhớ khi bạn lên kế hoạch cho cuộc họp tiếp theo để bạn có thể có một, phiên hiệu quả.
Chuẩn bị công việc
Bất kỳ cuộc họp nào đáng có đều cần công việc chuẩn bị: bạn cần ngồi xuống và hình dung chính xác những gì bạn muốn đạt được từ nó. Một cuộc họp vội vàng được tổ chức cùng nhau sẽ không hiệu quả bằng một nửa.
Làm lập chương trình họp: viết ra lý do tại sao bạn tổ chức cuộc họp, ai cần tham gia, và những gì bạn muốn đạt được từ phiên họp. Tạo mẫu chương trình làm việc để tiết kiệm thời gian lập kế hoạch cho các cuộc họp thông thường.
Đừng vội vàng thông qua quá trình này. Nếu bạn kết thúc một cuộc họp cẩu thả với những mục tiêu mơ hồ và những người tham dự không thực sự cần thiết, bạn đang cản trở năng suất.
Thời gian
Đây là một trong những khía cạnh quan trọng nhất của bất kỳ cuộc họp nào. Thời gian làm việc đã là một thứ quý giá, vì vậy bạn phải giữ cho các cuộc họp của mình ngắn gọn để mọi người có thể quay lại với nhiệm vụ thực tế của họ.
Làm chỉ định máy chấm công, đặc biệt là cho một cuộc họp dài hoặc đặc biệt phức tạp. Điều này sẽ giúp nhóm luôn tập trung và có động lực, đặc biệt là trong các cuộc họp chiều thứ sáu thường biến thành một tập thể suy ngẫm về những việc cần làm cho cuối tuần sắp tới.
Đừng chạy thêm giờ. Ngay cả khi các mục tiêu đã đặt của bạn không đạt được, kết thúc chúng đúng giờ và đánh giá lại. Tìm hiểu xem mọi thứ đã đi chệch hướng ở đâu để bạn có thể chuẩn bị tốt hơn cho hành động tiếp theo của mình.
Cuộc họp ảo
Nơi làm việc hiện đại đã phụ thuộc vào giao tiếp ảo, và nhiều công ty đang nhận ra sự tiện lợi của công nghệ hội nghị truyền hình. Webcam và khả năng chia sẻ màn hình giúp các cuộc họp này dễ tiếp cận và hiệu quả hơn.
Làm sử dụng tắt tiếng một cách khôn ngoan, đặc biệt là trong một cuộc gọi hội nghị mà không có video. Trong khi tiếng ồn ào của công trình xây dựng gần đó hoặc cuộc trò chuyện rôm rả của các nhân viên khác không phải là điều mà những người khác trong cuộc gọi muốn nghe, lạm dụng nút tắt tiếng có thể làm mất sự tập trung của bạn khỏi cuộc họp. Gặp gỡ trực tiếp, bạn sẽ không bao giờ tiếp tục các cuộc trò chuyện bên lề, di chuyển trong phòng hoặc đa nhiệm. Sử dụng nút tắt tiếng có thể dẫn đến mất tập trung và ngăn cản sự sống động, cuộc họp hiệu quả sẽ diễn ra.
Đừng bỏ ai ra ngoài. Đảm bảo rằng mọi người trong cuộc gọi đều có vai trò tích cực trong cuộc thảo luận (điều này nên được vạch ra trong chương trình họp của bạn). Điều này sẽ giúp kết nối những người tham gia và tạo không khí đồng đội, điều này đặc biệt quan trọng trong một cuộc họp ảo. Bạn không muốn ai đó ngồi im lặng và cảm thấy bị bỏ rơi.
Sau
Công việc tổng kết cũng quan trọng như công việc chuẩn bị khi tiến hành một cuộc họp hiệu quả.
Làm tạo phần theo dõi cuộc họp. Bao gồm một bản tóm tắt ngắn gọn về những gì đã được thảo luận, những gì đã đạt được, và điều gì cần xảy ra ở lần tiếp theo.
Đừng quên bao gồm các điểm có thể hành động. Giao nhiệm vụ cho các cá nhân và đặt ngày đến hạn để đảm bảo rằng cuộc họp không lãng phí thời gian.
Mặc dù tổ chức một cuộc họp thành công có vẻ như rất nhiều công việc, nếu bạn nỗ lực, Nó sẽ trở nên đáng giá. Làm theo các bước đơn giản sau và bạn sẽ không phải đảo mắt mỗi khi một cuộc họp mời ping vào hộp thư đến của bạn.
không có gì đảm bảo khi dự đoán giá chính xác trong thời gian tới Pavel Danilyuk từ Pexels