想想你上次的會議. 是否富有成效? 您是否覺得自己是訴訟程序的重要組成部分? 結束後你有沒有拿走任何有價值或可操作的東西? 我願意打賭你對這些問題中的至少一個回答“不”.
會議的名聲很差，因為其中很多都是浪費時間. 一項調查 500 officebroker.com 的辦公室工作人員 發現英國員工花費大約 16 每週開會時間, 和 25 那段時間的百分比 (關於 4 小時) 被浪費了. 那麼我們該如何改變呢?
以下是您在計劃下一次會議時要牢記的注意事項列表，以便您有一個充實的, 高效的會話.
準備工作
任何值得參加的會議都需要準備工作: 你需要坐下來，準確地想像你想從中獲得什麼. 匆忙召開的會議不會達到預期效果的一半.
做 制定會議議程: 寫下你召開會議的原因, 誰需要參與, 以及你想從會議中獲得什麼. 創建議程模板以節省計劃定期會議的時間.
別 匆忙完成這個過程. 如果你最終組織了一個草率的會議，目標模糊，與會者並不真正需要在那裡, 你阻礙了生產力.
定時
這是任何會議最重要的方面之一. 工作時間已經是寶貴的商品, 所以你必須讓你的會議保持簡潔，這樣每個人都可以回到他們手頭的實際任務上.
做 指定計時員, 特別是對於長時間或特別複雜的會議. 這將有助於保持團隊的動力和專注, 尤其是在那些週五下午的會議上，這些會議通常會變成集體思考即將到來的周末該做什麼.
別 加班. 即使您的既定目標沒有實現, 按時結束並重新評估. 了解事情在哪裡誤入歧途，以便您更好地為下一次做準備.
虛擬會議
現代工作場所已經開始依賴虛擬通信, 越來越多的公司正在意識到視頻會議技術的便利性. 網絡攝像頭和屏幕共享功能有助於使這些會議更易於訪問和高效.
做 明智地使用靜音, 尤其是在沒有視頻的電話會議上. 雖然附近的建築工作或其他員工談話的喋喋不休並不是通話中的其他人都想听到的, 過度使用靜音按鈕會分散您對會議的注意力. 在面對面的會議中, 你永遠不會進行旁白, 在房間裡走動或一心多用. 使用靜音按鈕可能會導致分心並阻止熱鬧, 富有成效的會議.
別 把任何人排除在外. 確保通話中的每個人都在討論中發揮積極作用 (這應該在您的會議議程中列出). 這將有助於連接參與者並營造團隊氛圍, 這在虛擬會議中尤為重要. 你不希望任何人靜靜地坐著，感到被冷落.
之後
在執行富有成效的會議時，總結工作與準備工作一樣重要.
做 創建會議後續行動. 包括所討論內容的簡短摘要, 取得了什麼成就, 以及下一個需要發生的事情.
別 忘記包括可操作的點. 將任務分配給個人並設置截止日期，以確保會議不會浪費時間.
儘管組織一次成功的會議似乎需要做很多工作, 如果你努力, 這將是值得的. 按照這些簡單的步驟，每次會議邀請進入您的收件箱時，您都不必翻白眼.